Zpracování osobních údajů

Vaším hostitelem a tedy osobou zodpovědnou pro zpracování Vašich údajů je Waxwing, s.r.o., Svachova Lhotka 1, Mirkovice, 26103648, (dále jen „Provozovatel“)

1. Za jakým účelem zpracováváme osobní údaje?

Osobní údaje zpracováváme, abychom Vám mohli poskytovat ubytovací služby – tedy k uzavření přímé smlouvy. K tomu potřebujeme Vaše jméno, příjmení, bydliště a alespoň některé kontaktní údaje jako telefonní číslo, email. Pokud jste u nás už provedli předchozí rezervaci, musíme zpracovat o informaci o rezervaci ubytování (včetně identifikace portálu, ze kterého rezervace je) a i informace, zda bylo vše k Vaší spokojenosti a řádně jsme splnili naše povinnosti. Jde tak o plnění našich smluvních povinností.

Údaje si necháváme i po skončení ubytování, abychom případně mohli reagovat na Vaše reklamace, příp. s Vámi řešit jiné otázky týkající se Vašeho pobytu. Zpracováváme tak pro ochranu našich oprávněných zájmů.

Máme i zákonné povinnosti, kdy musíme zpracovat Vaše osobní údaje.

Pokud jste cizinci, musíme plnit povinnosti dle zákona o cizincích a vést domovní knihu, v ní musíme uvádět informace v rozsahu jméno, příjmení, datum narození, státní občanství, trvalé bydliště v zahraničí, číslo cestovního dokladu a víza, je-li v cestovním dokladu vyznačeno, počátek a místo pobytu, předpokládaná doba a účel pobytu na území České republiky, počátek a konec ubytování.

Jsme dle zákona povinni i platit místní poplatky, a i zde musíme vést další evidenci. Proto potřebujeme zpracovat: doba ubytování, účel pobytu, jméno, příjmení, adresa místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí a číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu.

Pokud Vám vystavujeme fakturu (či jiný účetní doklad), tento má zákonné náležitosti (mj. identifikace Vás jakožto hosta, charakter naší služby a další relevantní informace) a bez nich nelze doklad vystavit. I pro účely povinností dle předpisů o účetnictví a daní musíme zpracovávat Vaše údaje.

Jelikož jste naši klienti, čas od času Vám zasíláme informace a novinky o našich výrobcích a službách. V případě, že nechcete tyto zprávy dostávat, máte možnost se kdykoli zdarma odhlásit. Způsob bude vždy uveden v rámci takového sdělení. I zde jde o naše oprávněné zájmy.

Provozujeme i dohledové kamery v našich prostorách, aby bylo zajištěno bezpečí našich hostů a jejich majetku. Kamerový dohled je znázorněn piktogramem a výstražným znakem s textem. Účelem je ochrana našeho majetku a i bezpečnosti hostů.

2. Od koho osobní údaje dostáváme a komu je předáváme?

Osobní údaje získáváme výhradně od Vás, vyjma kamerových systémů, které snímají kohokoli. Nezjišťujeme si o Vás žádné další údaje, kromě těch, které nám sami dáte. Jste povinni dám poskytovat pouze přesné údaje a pokud se Vaše osobní údaje změní, musíte údaje aktualizovat.

Ke zpracování Vašich osobních údajů, vyúčtování služeb a vystavování faktur používáme systém HotelINES, provozovatelem je Marie Kvapilová se sídlem Zavadilka 2700, 370 05 České Budějovice, IČO: 12885991.

Osobní údaje dále předáváme příslušnému obecnímu úřadu (dle zákona o obecních poplatcích), cizinecké policie, finančnímu úřadu a jiným orgánům státní kontrolu, v případě, že tato nastane.

Osobní údaje předáváme rovněž osobám, které zajišťují chod recepce a správu Vašich rezervací a také k nim má přístup poskytovatel IT poradenských služeb, který nám zajišťuje zabezpečení Vašich dat.

Osobní údaje nejsou předávány mimo EU.

3. Jak zpracováváme osobní údaje?

Osobní údaje Uživatele jsou zpracovávány v elektronické podobě automatizovanými prostředky, a to konkrétně prostřednictvím aplikace HotelINES a manuálně našimi zaměstnanci, resp. osobami pověřenými správou recepce. Veškeré tyto osoby mohou zpracovávat osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu výše uvedeném a jsou vázány povinností zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.

Osobní údaje však zpracováváme vždy v souladu s příslušnými právními předpisy a zajišťujeme jim náležitou péči a ochranu. Staráme se, abyste nikdy neutrpěli újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti. Chráníme Vás i před neoprávněným zasahováním do Vašeho soukromého a osobního života.

4. Jak dlouho zpracováváme osobní údaje?

Osobní údaje uvedené v tomto článku Smlouvy budeme zpracovávat po následující dobu:

a) Osobní údaje zpracovávané za účelem ubytování budou zpracovány po celou dobu, kdy ubytování trvá a dále pak po dobu 6 měsíců od konce ubytování za účelem případných reklamací. Jméno, příjmení a adresu bydliště a komunikaci s Vámi bude uchovávat Provozovatel po dobu 3 let od ukončení ubytování za účelem evidence případných nároků v právních sporech.

b) Osobní údaje zpracovávané za účelem evidence cizinců budou v souladu se zákonem o pobytu cizinců zpracovávány po dobu 6 let od provedení posledního zápisu do domovní knihy, resp. po dobu 6 let od ukončení ubytování ubytovaného.

c) Osobní údaje zpracovávané dle zákona o místních poplatcích budou zpracovávány po dobu 6 let od provedení posledního zápisu do evidenční knihy.

d) Doba zpracování u účetních dokladů je 5 let od konce účetního období, v případě dokladů relevantních pro platby DPH je to dokonce 10 od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

e) Vaše identifikační údaje a email si necháváme pro účely zasílání obchodních sdělení o našich službách do doby, kdy nás požádáte o zrušení,

f) Kamerový záznam si ponecháváme po dobu 35 dnů.

5. Jaká máte práva?

V prvé řadě máte právo nás požádat o přístup k Vašim osobním údajům včetně vyhotovení kopie všech Vašich osobních údajů. Toto můžete realizovat prostřednictvím internetových stránek  [www.svachovka.cz/kontakty-a-provozovny].

Vždy Vás budeme informovat o:

a) účelu zpracování osobních údajů,

b) osobních údajích, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně 3 veškerých dostupných informací o jejich zdroji,

c) povaze automatizovaného zpracování včetně profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů,

d) příjemci, případně kategoriích příjemců,

e) plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby,

f) veškerých dostupných informací o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od Vás.

Mezi Vaše další práva patří

a) požádat nás o vysvětlení,

b) požadovat, abychom odstranili vzniklý stav, zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění, omezení zpracování nebo likvidaci osobních údajů (právo být zapomenut),

c) požadovat osobní údaje, které se Vás týkají ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a předat tyto údaje jinému správci, aniž bychom tomu jakkoli bránili,

d) podat dotaz, resp. stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů,

e) vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají.

6. Jak Vaše osobní údaje chráníme

Vaše údaje jsou u nás v absolutním bezpečí. K tomu slouží následující prostředky zabezpečení: Antivirové ochrany, firewally, šifrování, autorizační údaje.